« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important ».

Cette citation est de Dwight David Eisenhower. Plus qu’une citation, elle fut utilisé avec succès par l’auteur comme un outil de productivité et de prise de décision pour mener à bien des fonctions comme celle de Général Cinq étoiles de l’armée américaine et Président des Etats-Unis de 1953 à 1961. En se basant toujours sur cette citation, Eisenhower ne manquait pas de trouver du temps pour jouer au golf et faire de la peinture 😉 .

C’est Stephen Covey qui a popularisé l’outil de productivité de Eisenhowver, dans son fameux livre « The 7 Habits of higly Successful People ». Il a crée une matrice de décision appelé Matrice ou Boîte d’Eisenhower, permettant de faire la distinction entre les tâches importantes et non importantes, puis entre celles qui sont urgentes et non urgentes.

Dans les lignes qui suivent, je vais vous présenter de façon succinct la boîte d’Eisenhower avec chacun de ces quadrants, en vous montrant le quadrant où vous devez passer le plus de temps.

La Boîte d’Eisenhower

Cette boîte de forme carré est formé de quatre quadrants de formes égales désignés comme suit:

• Quadrant 1: Urgent et Important (ex: crises, activités avec des délais de réalisation courts)
• Quadrant 2: Non Urgent et Important (ex: méditation, activités sportives)
• Quadrant 3: Urgent et Non Important (ex:  réunions, messages textes)
• Quadrant 4: Non Urgent et Non Important (ex: télévision, jeux vidéos)

Quadrant 1: Urgent et Important

Le quadrant 1 contient toutes les activités qui sont à la fois urgentes et importantes. Ce sont les tâches que nous devons accomplir dans l’immédiat et qui ont un impact sur vos objectifs à long terme. Avec un peu de discipline et de planification, vous pouvez accomplir ces tâches rapidement et avec efficacité.

Exemple: livrer un colis à un client, faire la vaisselle ou la lessive, aller à l’hôpital pour régler un problème de santé grave, répondre à une offre d’emploi, gérer un conflit dans votre département, etc.

Quadrant 2: Non Urgent et Important

Le quadrant 2 liste les tâches non urgentes, mais qui permettent de s’accomplir en tant qu’être humain au niveau spirituel, mental, moral, physique,professionnel ou académique.

Exemple: planifier votre vie, faire de l’exercice physique, passer du temps avec sa famille, méditer, visiter un pays, épargner, développer un business, prendre des cours de musique, etc.

Quadrant 3: Urgent et Non Important

Le quadrant 3 recense les activités qui demandent votre attention maintenant, mais qui ne vous aident pas à accomplir votre but. Ce sont essentiellement les interruptions d’autres personnes vous demandant de les aider à accomplir leurs buts.

Exemple: prendre part à une réunion, répondre à un email, faire le CV ou la lettre de motivation d’un ami, etc.

Quadrant 4: Non Urgent et Non Important

Le quadrant 4 montre les tâches non urgentes et non importantes. Des tâches qui ne sont pas pressantes, qui ne nous aident pas à accomplir notre but, mais qui consomment une bonne partie de notre temps. Cependant, plutôt que de les éliminer totalement, je suggère que vous y allouez entre 5 et 10% de votre journée.

Exemple: regarder la télévision, naviguer sur internet,  défiler inutilement sur les réseaux sociaux, jouer aux jeux vidéos, etc.

 Conclusion

Distinguer le bon grain de l’ivraie, ou encore ce qui est important de ce qui est urgent, n’est pas du tout aisé dans le monde dans lequel nous vivions en ce moment.

Cette semaine, je vous invite à appliquer la boîte d’Eisenhower à tout ou partie des aspects de votre vie. Lorsque vous serez devant une décision à prendre, faites une pause et posez-vous la question de savoir, si ce que vous allez faire est important ou, simplement urgent.

Si vous passez plus de temps sur les tâches non urgentes mais importantes (Quadrant 2), vous vous sentirez plus calme, plus serein(e) et plus fort(e) pour accomplir les tâches urgentes et limitées dans le temps (Quadrant 1), évaluer les attentes des autres en fonction de vos besoins (Quadrant 3), et prendre plaisir à vous amuser (Quadrant 4) parce que vous l’aurez mérité. Votre productivité actuelle sera donc multiplié par 2 voire plus.

Pour finir, j’ai crée un  guide au format PDF (modèle de boîte, plan d’action, lien vers 1 application en ligne) que vous pouvez télécharger ci-dessous, pour appliquer la boîte d’Eisenhower à vos journées ou à vos semaines. J’y ai ajouté ma boîte pour cette journée, en vue de partager mon exemple avec vous 🙂 .

Vous pouvez télécharger ce guide ici.

Merci de m’avoir lu.

-Alban Brice